Vystavování faktur je nezbytnou součástí každého podnikání. Přesto pro řadu živnostníků a menších firem představuje administrativní zátěž, kterou odkládají na konec měsíce. Díky digitalizaci tradiční papírování a složité přepisování tabulek ustupuje do pozadí. Jaké výhody přináší přechod na online fakturaci a jak vám správný vzor faktury může ušetřit čas i peníze?
Sbohem Excelu: Proč ruční fakturace brzdí váš růst
Když lidé začínají podnikat, často sahají po nejbližším známém nástroji – tabulkách v Excelu nebo textových editorech ve Wordu. Podle statistik více než třetina drobných podnikatelů stále vede své doklady tímto neefektivním způsobem.
Ruční vystavování faktur s sebou nese několik zásadních rizik:
- Vysoká chybovost: Při neustálém kopírování starých šablon a ručním přepisování údajů snadno uděláte překlep v čísle účtu, variabilním symbolu nebo zapomenete změnit datum splatnosti.
- Ztráta přehledu o financích: Tabulka v Excelu vám sama neukáže, kdo už zaplatil a kdo s platbou otálí. Hlídání splatností se pak stává dalším úkolem v kalendář
- Legislativní nástrahy: Daňové zákony a požadavky na náležitosti dokladů se průběžně mění. Pokud fakturujete ručně, musíte veškeré novinky sledovat sami, abyste se vyhnuli problémům s finančním úřadem.
Hlavní výhody online fakturace
Přechod do cloudu řeší většinu těchto problémů automaticky. Moderní fakturační aplikace nabízejí nástroje, které z administrativy dělají záležitost na pár minut:
- Vystavení faktury do minuty: Systémy jsou napojené na registr ARES. Stačí zadat IČO zákazníka a program sám doplní jeho oficiální název, adresu i DIČ.
- Kancelář neustále po ruce: On-line systémy fungují v cloudu, což znamená, že fakturu můžete vystavit z počítače, tabletu nebo klidně z mobilního telefonu přímo v terénu u zákazníka.
- Automatické hlídání plateb: Po propojení s bankovním účtem aplikace sama spáruje příchozí platby s vystavenými fakturami. Pokud se klient opozdí, systém mu sám odešle zdvořilou upomínku.
- Hladká spolupráce s účetní: Zapomeňte na nošení krabic s papírovými doklady. Své účetní jednoduše udělíte přístup a ona si všechny podklady stáhne sama přímo do svého účetního softwaru.
Vzor faktury: Co by měl správný doklad obsahovat
Pokud nechcete hned pořizovat komplexní fakturační systém, užitečným prvním krokem je využití profesionálně připraveného vzoru faktury. Správná struktura dokladu totiž nejen usnadňuje práci vám, ale také usnadňuje práci vašim klientům.
Na adrese https://www.idoklad.cz/vzory-faktur najdete bezplatné a legislativně správné vzory faktur pro plátce i neplátce DPH. Každý profesionální vzor by měl přehledně obsahovat tyto klíčové oddíly:
- Údaje o dodavateli a odběrateli: Jméno či název firmy, sídlo, IČO a DIČ (u plátců DPH).
- Platební informace: Jasně viditelné číslo bankovního účtu, variabilní symbol pro snadnou identifikaci platby a konečnou částku k úhradě.
- Důležitá data: Datum vystavení, datum splatnosti a v případě plátců DPH také datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP).
- Položky faktury: Jasný popis dodaného zboží nebo provedené služby, množství, jednotková cena a případná sazba DPH.
- QR kód pro rychlou platbu: Moderní standard, který zákazníkovi umožní naskenovat kód mobilem a okamžitě odeslat platbu bez ručního přepisování údajů.
Používáním prověřeného vzoru máte jistotu, že vaše faktura splňuje veškeré zákonné náležitosti. Zároveň tím budujete profesionální dojem u svých obchodních partnerů.
Fakturační program, který roste s vaším podnikáním
Pokud vystavujete faktury opakovaně a nechcete pokaždé vyplňovat data od nuly, vyplatí se přejít od jednorázových vzorů k chytrému fakturačnímu programu. Jedním z nejoblíbenějších nástrojů na českém trhu je iDoklad, který v současnosti využívá přes 300 tisíc podnikatelů a podnikatelek.
Nástroj je navržen tak, aby vyhovoval jak úplným začátečníkům, tak i středním a větším firmám. Na začátku vám stačí využívat jednoduché vystavení faktury, a jakmile se váš byznys rozjede, můžete postupně připojovat další automatizace – od propojení s e-shopem až po pokladní systémy.
To, jak moc dokáže správný nástroj ulehčit každodenní práci, potvrzují i sami podnikatelé z praxe. Lukáš Filípek, zakladatel pekařství Uncle Baker, který měsíčně odbavuje stovky dokladů, říká: „iDoklad mám moc rád, stejně jako své řemeslo. Díky iDokladu u každé faktury strávím maximálně pár sekund.”
Začít s online fakturací je přitom zdarma a zcela bezpečné. iDoklad nabízí 60denní zkušební lhůtu zdarma se všemi funkcemi. Navíc, pokud podnikáte v malém rozsahu a máte do pěti stálých klientů, můžete systém používat bezplatně i po skončení zkušební doby.
Zdroj obrázku: Puwasit Inyavileart / stock.adobe.com
